Tietosuojaselosteet

Rekisterin nimi

Oppilashallintojärjestelmää ja opiskeluun liittyvien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä tietosuojaseloste.

Tämä tietosuojaseloste kattaa opiskelijoiden tietojen keräämisen hakeutumisvaiheesta opiskelun aikaisten tietojen keräämiselle, käsittelylle sekä tietojen mahdolliseen luovuttamiseen.

Rekisterinpitäjä

Salon seudun koulutuskuntayhtymä (0139545-4)

Taitajankatu 6
24240 Salo
sskky@sskky.fi

Vaihde 02-77041

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Riikka Riihimäki, apulaisrehtori | 044 7704 290
Jussi Peltonen, järjestelmäsuunnittelija | 044 7704 644

Saija Välikangas, tietosuojavastaava | 044 7704 588

sähköpostit rekisteriä vastaaville muodossa etunimi.sukunimi@sskky.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin tarkoituksena on toisen asteen ammatillisen koulutuksen järjestäminen. Opiskelijaksi hakeutuvan tai opintoihin valitun henkilön henkilötietoja käsitellään koko koulutuksen tai tutkinnon suorittamisen elinkaaren aikana aina opiskelijavalinnasta, henkilökohtaiseen koulutuksen suunnitteluun, toteutukseen, opetuksen tukitoimiin ja arviointiin liittyen.

Opiskelijoiden, huoltajien, työpaikkaohjaajien ja muiden opetuksen kannalta tarvittavien henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti Salon seudun koulutuskuntayhtymää ja ammattiopistoa koskevaan lainsäädäntöön ja tietyissä tapauksissa henkilön antamaan suostumukseen tai oikeutettuun etuun. Oikeus käsitellä henkilötietoja perustuu siten lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c). Joissakin tapauksissa käsittely perustuu henkilön suostumukseen ( EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 a) tai oikeutettuun etuun (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.f).

Rekisterinpitoon liittyvä lainsäädäntö

Rekisterin lakisääteisen velvoitteen noudattaminen perustuu Lakiin ammatillisesta koulutuksesta (531/2017), Lakiin opetus- ja kulttuuritoimien rahoituksesta annetun lain muuttamisesta (532/2017), valtioneuvoston asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017), valtakunnallisesta opinto- ja tutkintorekisteristä (884/2017) oppilas- ja opiskeluhuoltolaki (1287/2013), laki Viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999, Laki veronumerosta sekä rakennusalan veronumerorekisteristä (1231/2011).

Rekisterin tietosisältö ja tietojärjestelmä

Opiskelijahallinnon kokonaisjärjestelmän ydin on Primus. Opetuksen resurssijärjestelmä/työjärjestysohjelma Kurre on integroitu Primukseen ja Wilmaan. Wilma on selaimella käytettävä palvelu opettajille, henkilökunnalle, huoltajille, opiskelijoille ja koulutuksen sidosryhmille.

Opiskelijahallinnon kokonaisjärjestelmässä ylläpidetään oppilaitokseen tutustumaan, oppilaitokseen hakeutuvien ja opiskelevien opiskelijoiden henkilötietoja sekä opiskelijoiden opintojen suorittamiseen, opintojen etenemiseen, opiskelijan tukemiseen ja arviointiin liittyviä tietoja. Rekisteristä saadaan tilastotiedot lakisääteisiin tilastokyselyihin.

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään Salon seudun koulutus Oy:n ja asiakkaan väliseen mainontaan, markkinointiin ja suoramarkkinointiin lainsäädännön sallimissa rajoissa. Asiakkaalla on oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi.

Hakeutumis- tai tutustumisvaiheessa hakija antaa antaa henkilötiedot alla olevan taulukon mukaisesti TDC Survey sovellukseen. Tietoja säilytetään sovelluksessa 90 päivää tutustumispäivästä laskettuna.

Opiskelijoilla on lisäksi käytössä alakohtaisia sovelluksia joihin he kirjautuvat kuntayhtymän tai omilla tunnuksillaan. Sovellukset liittyvät opetukseen, koulutukseen tai tulevan ammatin harjoittamiseen.

Rekisterintietosisältö

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Pääsääntöisesti tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.
EU:n ulkopuolelle annetaan perustietoja muutamasta opiskelijasta vuodessa työharjoitteluun tai kansainväliseen vaihtoon liittyen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Pääsääntöisesti tietolähteet ovat henkilön itsensä, huoltajan ja opettajan antamat tiedot ja hänen toimittamansa todistukset ja lausunnot. Tietojen siirto tapahtuu sähköisesti Opetushallituksen ylläpitämästä opintopolku.fi-järjestelmästä (nuoret). Työvoimaviranomainen luovuttaa tietoja työvoimakoulutukseen liittyen. Työnantajien antamat tiedot sekä tietojen siirto opiskelijahallintojärjestelmiemme sisällä (perussovellus <-> web-sovellus).

Laki ammatillisesta koulutuksesta (2017/531) 37 § hakeutuminen ja hakumenettelyt määrittää, että jatkuvassa haussa koulutuksen järjestäjä päättää hakuajoista ja hakumenettelystä. Salon seudun ammattiopisto tarjoaa koulutukseen hakeutuvalle jatkuvassa haussa ja oppivelvollisuus iässä oleville peruskoululaisille tutustumistapahtumia joissa hakija voi tutustua koulutukseen ennen haketumistaan. Tutustumistapahtumaan ilmoittautuessaan opiskelija ilmoittaa omat henkilötietonsa sekä mistä oppilaitoksesta (esimerkiksi peruskoulu, lukio, TUVA, Edusalo tai kansalaisopisto) hän tulee tutustumaan Salon ammattioppilaitokseen. Ilmoittautuessaan hän ilmoittaa myös lähettävän organisaation yhteyshenkilön työyhteystiedot. Tietoja tarvitaan ilmoittautujan mahdollisten lisätietojen saamiseksi tai mahdollisten peruutusten ilmoittamiseksi. Ilmoittautumisen yhteydessä syötettyjä tietoja säilytetään 90 päivää tutustumispäivästä laskettuna.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Sähköisesti tiedonsiirto tapahtuu Opintopolun järjestelmiin sekä työvoimaviranomaisille lakisääteisen velvoitteen toteuttamiseksi. Lupakorttien suorittaneiden tietoja luovutetaan lupakorttien rekisterienpitäjille. Käyttäjätunnushallintaa varten siirretään tarvittavat tiedot AD-järjestelmiin ja sähköisiin verkko-oppimisjärjestelmiin. Henkilötietoja siirretään sähköisesti taloushallinnon järjestelmiin ruokakorvausten ja opintososiaalisten etujen maksamista varten. Lisäksi tietoja luovutetaan tietovarastoon tilastointia ja raportointia varten.

Varsinais-Suomen hyvinvointialueen työntekijöillä – terveydenhoitajat, kuraattorit, psykologit, psykiatrinen sairaanhoitaja – on rajoitetut käyttöoikeudet Salon seudun ammattiopiston hallinnoimaan opiskelijahallintojärjestelmään. Tietoja luovutetaan tätä kautta perustuen oppilas- ja opiskeluhuoltolain 2§:n määritellyin lain tarkoituksella sekä 4§:n 2. momentin määriteltyyn yhteistyövelvoitteeseen vedoten.

Lisäksi tietoja voidaan siirtää paperilla tai sähköisesti asianomaisen luvalla tai lakiin perustuvan velvoitteen nojalla toiseen oppilaitokseen.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Järjestelmän käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Järjestelmä on palveluntoimittajan SaaS ympäristössä.

Manuaalinen aineisto säilytetään valvotusti henkilökunnan toimipisteissä, jotka ovat lukittuina ja jonne vain työntekijöillä on kulkuoikeus. Lisäksi arkaluoteinen materiaali säilytetään lukitussa kaapissa. Manuaaliset todistuskopiot säilytetään palosuojatussa arkistossa ja sähköisesti säilytettävät todistukset asianhallintajärjestelmässä, jonka käyttö on suojattu kaksivaiheisella kirjautumisella.

Henkilöntietojen säilyttämisaika

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen koulutuksen ja opiskelijahuollon toteuttamiseksi sekä yleisen edun mukaisia asiointia ja tilastollisia tarkoituksia varten. Henkilötietojen säilytysaikoihin liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä tietosuojavastaavamme (yhteystiedot yllä).

Rekisterin nimi

Henkilöstöhallintojärjestelmä ja muut henkilöstöä ja luottamushenkilöitä koskevat henkilötiedot (järjestelmästä tai sovelluksesta riippumatta)

Rekisterinpitäjä

Salon seudun koulutuskuntayhtymä (0139545-4)

Taitajankatu 6
24240 Salo
sskky@sskky.fi

Vaihde 02-77041

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Kirsi Pitkänen, henkilöstöpäällikkö | 044 7704 668
Tiina Nurmi, palkkasihteeri | 044 7704 803

Saija Välikangas, tietosuojavastaava | 044 7704 588

sähköpostit rekisteriä vastaaville muodossa etunimi.sukunimi@sskky.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin tarkoituksena on henkilöstöhallinnointi, rekrytointi, palkanmaksu, luottamushenkilöiden kokouspalkkioiden maksu, työnantajan lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen sekä kehittäminen.

Rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työnhakijana, työntekijänä, entisenä työntekijänä tai kuntayhtymän luottamushenkilönä. Työntekijällä tarkoitetaan myös viranhaltijaa.

Oikeus käsitellä henkilötietoja perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c). Joissakin tapauksissa käsittely perustuu henkilön suostumukseen ( EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 a) tai oikeutettuun etuun (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.f). Lakeja ovat mm. työsopimuslaki 155/2001, työturvallisuuslaki 738/2002, 40a§, tietosuojalaki 1050/2018 4§, kirjanpitolaki 1336/1997, työaikalaki 605/1996 ja Kuntalaki 410/2015, 42§.

Rekrytoinnin osalta Salon seudun koulutuskuntayhtymä käyttää KL-kuntarekry Oy:n sovellusta, jonka kautta keskitetysti ilmoitetaan avoimet työpaikat ja vastaanotetaan työpaikkahakemukset. Salon seudun koulutuskuntayhtymä toimii rekisterinpitäjänä ja vastaa hakemusten ja työnhakijoiden henkilötietojen käsittelystä. Lisäksi henkilötietojen käsittelijänä toimii KL-kuntarekry Oy. Henkilötietojen käsittelyihin koskevat tiedustelut voi osoittaa henkilöstöpäällikölle. Henkilötietojen säännönmukaisena tietolähteenä ja tietojen kerääminen perustuu rekisteröidyn antamiin tietoihin ja suostumukseen.

Henkilöstöhallinnon kokonaisjärjestelmän ydin on Populus. Järjestelmän kautta ylläpidetään henkilö-, palvelussuhde- ja palkkatietoja sekä suoritetaan palkan- ja palkkioiden, lisien ja korvausten laskentaan ja maksatukseen sekä pidätysten suorittamiseen liittyvät tehtävät. Populus-järjestelmässä laaditaan ja hallitaan virkamääräykset, työsopimukset, työsopimusten muutokset sekä henkilöstön palvelussuhteen keskeytykset. Palvelulisä- ja henkilökohtaisen lisän vuosisidonnaisen osan päätösrekisteri pitää sisällään henkilöstön palvelussuhteen liittyvien lisien ja korotusten merkinnät.

Työaikaa seurataan Kurre- ja Esmikko-järjestelmän kautta tai manuaalisesti Excel-taulukoissa, jotka sijaitsevat kuntayhtymän verkkohakemistossa. Velvoite työaikakirjanpitoon ja työajan seurantaan sisältyy Työaikalakiin 605/1996.

Biologiselle vaaralle altistuneiden henkilöiden luettelointi on työnantajan lakisääteinen velvollisuus (Työturvallisuuslaki 738/2002, 40a§). Luetteloinnin avulla työnantaja voi seurata altistumisten kokonaistilannetta ja arvioida työsuojelutoimenpiteiden riittävyyttä.

Rekisterin tietosisältö

Salon seudun koulutuskuntayhtymä hankkii työterveyspalvelut palveluna ulkopuoliselta palveluntarjoajalta, joka vastaa potilastiedoista muodostuvasta rekisteristä. Henkilökunta asioidessaan potilaana palveluntarjoajan asiakkaana, häneltä pyydetään suostumus tallentaa potilastiedot palveluntarjoajan rekisteriin. Palveluntarjoaja Sosiaali- ja terveyspalveluiden palveluntuottajana toimii korotetun tietoturvatason käytäntöjen mukaisesti.

Kuntayhtymän ja terveyspalveluiden tuottajan käytössä on työterveysportaali, johon oikeudet ovat työterveyshuollon lisäksi kuntayhtymässä henkilöstöpäälliköllä ja palkkasihteerillä.

Biologiselle vaaralle altistuneiden henkilörekisteri on salassa pidettävä. Luettelon tietojen säilytysaika on 10 vuotta. Luettelon voi pyytää nähtäväkseen työsuojeluviranomainen, työterveyshuolto, kunnan tartuntataudeista vastaava lääkäri tai sairaanhoitopiirin tartuntataudeista vastaava lääkäri sekä työpaikan työsuojeluhenkilöstö. Yksittäisellä työntekijällä on oikeus nähdä itseään koskevat tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Pääsääntöisesti tietolähteet ovat henkilön itsensä ja esimiehen antamat tiedot ja hänen toimittamansa todistukset. Kaikki palkkaa ja palvelussuhteeseen ehtoihin vaikuttavat päivittäiset tiedot perustuvat kirjallisiin tai sähköisiin dokumentteihin.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmään rekisteröidyt henkilöt saavat maksetusta palkasta ja palkan pidätyksestä erittelyn jokaisen palkanmaksun yhteydessä.

Yksilötason henkilötietoja luovutetaan massasiirtoina ao. lakien perusteella tulorekisteriin, verottajalle sekä eläkevakuutuslaitokselle. Henkilön nimi- ja sairauspoissaolotietoja luovutetaan työterveyshuollon tietojärjestelmään. Tietoja luovutetaan viranomaissiirtoina myös sidosryhmille kuten jakajapankki, Kela, vakuutusyhtiö, Ay-liitot, Tilastokeskus, työllisyysrahasto, puoluetoimistot, ulosottoviranomaiset, työttömyysvakuutusrahasto, projektirahoittajalle ja kuntayhtymän kirjanpitoon.

Henkilöstön henkilötietoja; organisaatio, etunimi, sukunimi, sukupuoli, työmatkapuhelinnumero, työsähköpostiosoite, syntymäaika, kansalaisuus, kustannuspaikka ja käyttäjärooli (matkustaja- tai matkanvaraajarooli) luovutetaan matkatoimistopalveluiden tarjoajalle perustuen oikeutettuun etuun ja työntekijän matkustamiseen työtehtävien vuoksi. Matkatoimisto saa käyttää henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin ne ovat matkajärjestelyihin liittyvien palveluiden toteuttamisen kannalta tarpeellisia kuten hotellivarauksissa tai laivalipuissa.

Kuntayhtymän sisäisesti henkilötietoja luovutetaan käyttäjätunnushallintaa varten siirretään tarvittavat tiedot AD-järjestelmiin ja sitä kautta muihin henkilön työntekemistä varten tarvittaviin järjestelmiin ja sovelluksiin. Lisäksi tietoja sisäisesti luovutetaan raportointitarkoituksissa tietovarastoon.

Työntekijöiden käytössä oleva matkapuhelin sisältää virus- ja vakoiluohjelmien suojaussovelluksen, joka seuraa puhelimen käyttöalueella olevia wlan-yhteyksiä arvioiden onko yhteydessä haittaohjelmia. Kuntayhtymä tai palvelun tarjoaja ei näe tai kerää matkapuhelimen sijantietietoa tai siihen liittyvää reksiteriä. Henkilökuntaa on ohjeistettu ottamaan yhteyttä helppariin, mikäli he haluavat vastustaa kyseisen sijaintiedon päällä oloa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilöstöhallintoon liittyvien järjestelmien käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Henkilöstöhallintojärjestelmä on palveluntoimittajan SaaS ympäristössä.
Manuaalinen aineisto säilytetään valvotusti henkilökunnan toimipisteissä, jotka ovat lukittuina ja jonne vain työntekijöillä on kulkuoikeus. Arkistoitu aineisto säilytetään palosuojatussa arkistossa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle. EU:n ulkopuolelle tai ETA-alueille tietoja mahdollisesti annetaan työntekijän matkustaessa työnvuoksi alueiden ulkopuolelle.

Rekisterin nimi

Kameravalvonnan henkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Salon seudun koulutuskuntayhtymä (0139545-4)

Taitajankatu 6
24240 Salo
sskky@sskky.fi

Vaihde 02-77041

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Markus Hänninen, ATK-päällikkö | 044 7704 299
Antti Helenius, opettaja | 044 7704 677
Jukka-Pekka Välikangas, järjestelmäasiantuntija | 044 7704 399

Saija Välikangas, tietosuojavastaava | 044 7704 588

sähköpostit rekisteriä vastaaville muodossa etunimi.sukunimi@sskky.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kameravalvonnan tarkoituksena on työntekijöiden, opiskelijoiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen, omaisuuden suojaaminen, ennaltaehkäistä rikoksia ja auttaa jo tapahtuneiden rikosten selvittämisessä.

Työnantajalla on oikeus käyttää rekisterin tietoja lisäksi yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) 17 §:n 2 momentin 1 – 3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja miesten välisessä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän tai epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi. Lisäksi työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittäminen.

Kuvattavia informoidaan kuvauspaikoilla näkyvillä ”Tallentava kameravalvonta” -tyyppisillä kylteillä.

Kameravalvonnan avulla käsiteltävien henkilötietojen käsittelyperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan f-kohta. Kameravalvonnan avulla kerättyjen henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, jotka liittyvät rikollisuuden ennaltaehkäisyyn ja selvittelyyn sekä Salon seudun koulutuskuntayhtymän omaisuuden turvaamiseen ja henkilöiden turvallisuuden varmistamiseen.

Rekisterinpitoon liittyvä lainsäädäntö

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004, 16-17 §)

Työsopimuslaki (55/2001)

Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Tietosuojalaki (1050/2018)

Rekisterin tietosisältö ja tietojärjestelmä

Salon seudun koulutuskuntayhtymän teknisen kameravalvonnan piiriin kuuluvissa tiloissa (piha-alueet, ulko-ovet, opetustilat ja muut yhteiset alueet) syntynyt Salon seudun koulutuskuntayhtymän tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden kuvaama kuva-aineisto.

Kuva-aineisto säilytetään vähintään 14 päivää ja enintään 30 päivää. Kuva-aineiston tuhoaminen tapahtuu automaattisesti päälletallennuksena. Rekisterin tietoja voidaan tapauskohtaisesti kuitenkin säilyttää niin kauan, kun se on tarpeen kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi (esim. rikosilmoituksen tekemiseksi), kuitenkin enintään yhden (1) vuoden ajan. Tietoja säilytetään pidempi aika, jos oikeusvaateen esittäminen, selvittäminen tai puolustaminen niin vaatii eli kunnes tuomio on lainvoimainen tai asia on lopullisesti sovittu.

Rekisterintietosisältö

Kameravalvonnan rekisteriin tallentuvat tiedot henkilöistä, jotka kulloinkin ovat kameroiden valvonta-alueella. Tietosisältö muodostuu kameran tallentamista tapahtumista, joihin tulee kuvan lisäksi tieto tallentamisen ajankohdasta (päivämäärä, kellonaika). Kamerajärjestelmä ei tallenna ääntä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tallentavien kameroiden välittämä kuva-aineisto.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kameravalvonnan tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta sivullisille, ellei siihen ole lakiin oikeuttavaa perustetta. Rikosepäilytapauksissa, ilkivallan tai uhkatilanteiden selvittämiseksi tietoja voidaan luovuttaa poliisille, kuntayhtymän johtajalle ja ammattiopiston rehtorille.

Sisä- ja ulkotiloissa tapahtuvan ilkivallan, väkivallan tai liikenneonnettomuuden selvittämiseksi poliisille, kuntayhtymän johtajalle, Salon seudun ammattiopiston rehtorille ja kiinteistöpäällikölle/ kiinteistölähiesimiehelle. Tietoja voidaan luovuttaa tapauskohtaisesti myös oikeusvaateiden esittämiseksi sekä vakuutusyhtiölle vahinkotapauksen korvauskäsittelyä varten.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Digitaalisessa muodossa (tietokoneen tai vastaavan kovalevyllä) oleva rekisteri on suojattu salasanalla. Jokaiselle rekisteriin käsittelyyn oikeutetulle henkilölle on annettu oma yksilöllinen salasana, jonka käyttöä on mahdollista valvoa. Tiedot tuhotaan tallentamalla niiden päälle automaattisesti uutta tietoa. Tietojen käyttö tapahtuu selaamalla tallentimella olevia tietoja tietokoneelta.

Rekisterin nimi

Turvahälytysjärjestelmää (Secapp) koskeva tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Salon seudun koulutuskuntayhtymä (0139545-4)

Taitajankatu 6
24240 Salo
sskky@sskky.fi

Vaihde 02-77041

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Olli-Pekka Juhantila, kuntayhtymän johtaja | 044 7704 200
Marko Mäkelä, kiinteistöpäällikkö | 044 7704 215

Saija Välikangas, tietosuojavastaava | 044 7704 588

sähköpostit rekisteriä vastaaville muodossa etunimi.sukunimi@sskky.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin tarkoituksena henkilökunnan ja opiskelijoiden turvallisuuden lisääminen mahdollisissa tulipalo, avunpyyntö tai sisään suojautumisen tilanteissa. Järjestelmän oikeusperuste on rekisteripitäjän oikeutettu etu, jossa tarkoituksena on turvallisuuden varmistaminen sekä mahdollisissa hälytystilanteissa henkilöstön tiedottaminen. Rekisterin oikeusperuste perustuu Työturvallisuuslakiin 738,2002 ja Lakiin ammatillisesta koulutuksesta 531/2017, 80 §.

Sijaintitiedot ovat joko päällä tai poissa päältä. Kuntayhtymä ohjeistaa henkilökuntaa, että historiatietoa ei tallenneta eikä sijaintitieto ole normaalitilanteessa näkyvillä. Sijaintitieto muuttuu näkyväksi hälytyksen jälkeen kahdeksi (2) tunniksi ja sijaintieto poistuu automaattisesti ajanjakson umpeuduttua.

Rekisterin tietosisältö ja tietojärjestelmä

Rekisteriä ylläpidetään secapp.fi osoitteessa, saas-palveluna jonne on määritelty pääkäyttäjät.

Asianosaisista kerätään etunimi, sukunimi, työpisteenosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sijaintitieto (nykyhetki) ja kieli. Henkilökunta voi halutessaan ottaa sijaintitiedon pois päältä tai laittaa sijaintitiedon historiatiedon keräämisen päälle asetuksien kautta. Työnantaja ei suosittele historiatiedon päälle laittamista. Lisäksi henkilökunta voi itse päivittää sovellukseen ensiaputaitojen tiedot (EA1/EA2).

Säännönmukaiset tietolähteet

Yleiset tiedot tulevat ad-integraation kautta suoraan. Muut tietolähteet ovat henkilön itsensä määrittämät asetukset (osaaminen, sijaintitiedot).

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Järjestelmän käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Manuaalista aineistoa ei ole.

Rekisterin nimi

Avainten luovutusta ja käyttöä (sähköinen ”kulkulätkä”, Abloy & iLoq) koskeva tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Salon seudun koulutuskuntayhtymä (0139545-4)

Taitajankatu 6
24240 Salo
sskky@sskky.fi

Vaihde 02-77041



Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Marko Mäkelä, kiinteistöpäällikkö | 044 7704 215
Eerik Holm, kiinteistöpalveluesimies | 044 7704 444

Saija Välikangas, tietosuojavastaava | 044 7704 588

sähköpostit rekisteriä vastaaville muodossa etunimi.sukunimi@sskky.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekisterinpitäjän kiinteistöissä oleskelevien turvallisuuden varmistaminen, omaisuuden suojaaminen sekä turvallisuutta ja omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen ja selvittäminen. Rekisteriä käytetään avainten luovuttamisen, palauttamisen sekä käyttäjien rekisteröintiin. Abloy-avainten sarjoituksen, sähköisen kulkulätkän ja iLog-avainten määritysten mukaan avaimien avulla määritellään myös tilojen käyttöoikeuksien hallintaa. Lisäksi rekistereitä käytetään mahdollisuuksien mukaan rekisterinpitäjän omistamilla kiinteistöillä tapahtuneiden rikosten, ilkivallan sekä muiden väärinkäytösten selvittämiseen.

Henkilörekisterin oikeusperuste on rekisterinpitäjän yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen / rekisterinpitäjän julkisen vallan käyttäminen, lakisääteisen velvoitteen noudattaminen tai sopimus.

Rekisterinpitoon liittyvä lainsäädäntö

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)

Työsopimuslaki (55/2001)

Työaikalaki (605/1996)

Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Tietosuojalaki (1050/2018)

Rekisterin henkilötietoryhmät

Rekisteriin tallennetaan henkilöstön kulkuoikeuksiin liittyviä tietoja: Etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, avaimen/kulkulätkän luovutus- ja mahdollinen voimassaoloaika, oikeutetut kulkualueet/-ovet.

Rekisterin tietosisältö ja tietojärjestelmä

Työaikaa seurataan Esmikko-järjestelmän kautta (sähköinen kulkulätkä) ja velvoite työaikakirjanpitoon sisältyy työaikalakiin 605/1996.

Abloy-avainten rekisteriä pidetään paperilla ja säilytetään kassakaapissa.
Sähköinen kulkulätkä on osa kulunvalvontajärjestelmä Esmikkoa, ja järjestelmään kirjautuminen vaatii kirjautumisen ja käyttäjätunnukset. Esmikko-tunnukset ovat kiinteistönhoitajilla sekä tietohallinnon henkilökunnalla. iLog-avainten käyttäjähallinta toimii pivipalveluna. Palveluun kirjautuminen vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan lisäksi fyysisen ohjelmointiavaimen sekä avaimen lukulaitteen. Tunnukset iLog-pilvipalveluun ovat kiinteistöpalveluesimiehellä sekä ATK-päälliköllä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteinä käytetään rekisteröidyltä itseltään avainten luovutuksen yhteydessä kerätyt tiedot sekä esmikko ja iLoq-lukkopesän keräämä tieto. Tietoja ei siirretä kolmannelle osapuolelle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Järjestelmän käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. iLoq vaatii lisäksi ohjelmointiavaimen käytön. Manuaalinen aineisto säilytetään avaintenluovuttajien kassakaapissa.

Rekisterin nimi

Tietoverkon käyttäjähakemisto

Rekisterinpitäjä

Salon seudun koulutuskuntayhtymä (0139545-4)

Taitajankatu 6
24240 Salo
sskky@sskky.fi

Vaihde 02-77041

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Markus Hänninen, ATK-päällikkö | 044 7704 299
Jukka-Pekka Välikangas, järjestelmäasiantuntija | 044 7704 399

Saija Välikangas, tietosuojavastaava | 044 7704 588

sähköpostit rekisteriä vastaaville muodossa etunimi.sukunimi@sskky.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on käyttäjätunnusten ja käyttöoikeuksien hallinta sekä automatisointi joka kattaa käyttäjätunnusten ja käyttöoikeuksien luonnin, muutokset ja sulkemiset. Käyttäjähakemistoa ja sen tietoa käytetään pääsynhallinnassa eri kuntayhtymän tietoverkkoihin, palveluihin, tietojärjestelmiin ja sovelluksiin ja ohjelmistoihin.

Rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, kuntayhtymän luottamushenkilönä tai opiskelijana. Työntekijällä tarkoitetaan myös viranhaltijaa.

Oikeus käsitellä henkilötietoja perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c) tai oikeutettuun etuun (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.f).

Rekisterinpitoon liittyvä lainsäädäntö

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)

Työsopimuslaki (55/2001)

Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Tietosuojalaki (1050/2018)

Rekisterin henkilötietoryhmät

Rekisteriin tallentuvat seuraavat tiedot: Opiskelijoilla opiskelijanumero, etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite. Henkilökunnalla käyttäjätunnus, etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, työpuhelinnumero, vastuualuetietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Opiskelijoiden tiedot kerätään tiedonsiirtoina oppilashallintojärjestelmä Primuksesta, henkilökunnan osalta tietolähteenä käytetään henkilöstöhallintojärjestelmää.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja käyttäjähakemistosta SSKKY:n sisällä luovutetaan Microsoft Oy:lle, Office 365 palveluun ja siihen integroitujen palveluiden käyttöä varten.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Järjestelmän palvelimet säilytetään lukituissa tiloissa. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan.

Rekisterin nimi

Prodiags LMS – oppimisalusta ajoneuvotekniikan opetuskäyttöön

Rekisterinpitäjä

Salon seudun koulutuskuntayhtymä (0139545-4)

Taitajankatu 6
24240 Salo
sskky@sskky.fi

Vaihde 02-77041

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Juha Järvi, opettaja | 044 7704 302

Saija Välikangas, tietosuojavastaava | 044 7704 588

sähköpostit rekisteriä vastaaville muodossa etunimi.sukunimi@sskky.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Prodiags LMS (prodiags.eu) on pilvipalveluna toimiva oppimateriaalien jakelu- ja hallintajärjestelmä. Prodiagsia käytetään etäopetukseen ja lähiopetuksen hallintaan, työssäoppimisen ohjaukseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan kohta 1c, eli lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Prodiags -oppimisalustaa käytetään opetuksen järjestämisessä.

Rekisterinpitoon liittyvä lainsäädäntö

Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)

Valtioneuvoston asetus ammatillisesta koulutuksesta 673/2017

Rekisterin nimi

Asianhallintaa koskeva tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Salon seudun koulutuskuntayhtymä (0139545-4)

Taitajankatu 6
24240 Salo

sskky@sskky.fi

Vaihde 02-77041

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Saija Välikangas, hallintosihteeri / tietosuojavastaava | 044 7704 588

Markus Hänninen, ATK-päällikkö | 044 7704 299

sähköpostit rekisteriä vastaaville muodossa etunimi.sukunimi@sskky.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterin tarkoituksena on toimia kuntayhtymän sähköisenä kirjaamona, hallinnollisten asioiden valmistelu- ja päätöstentekoalustana viranomaispäätöksissä (valtuusto, hallitus ja viranhaltijat). Lisäksi järjestelmä toimii sähköisenä arkistona pysyvästi säilytettävälle materiaalille. Asiakirjat ja niiden metatiedot määräytyvät kuntayhtymän tiedonohjausjärjestelmän mukaisesti.

Asianosaisten, sopimuskumppaneiden, henkilökunnan ja opiskelijoiden henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti Salon seudun koulutuskuntayhtymää ja ammattiopistoa koskevaan lainsäädäntöön ja tietyissä tapauksissa henkilön oikeutettuun etuun. Oikeus käsitellä henkilötietoja perustuu siten lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c). Joissakin tapauksissa käsittely perustuu henkilön oikeutettuun etuun (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.x).

Kokonaisjärjestelmässä – Ashassa – ylläpidetään kuntayhtymän kirjaamoa, viranhaltijapäätöksiä, valtuuston ja hallituksen kokouksien asioita, asiakirjoihin liittyviä prosesseja, tiedonohjausjärjestelmän avulla asiakirjojen metatietoja. Alfresco on järjestelmän dokumenttiarkisto. Lisäksi järjestelmässä hallinnoidaan sopimuksia, ja täten järjestelmään kirjataan sopimuskumppaneiden yhteystietoja.

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään, siinä määrin, jotta kuntayhtymä voi suorittaa sille annettua viranomaistehtäväänsä.

Rekisterinpitoon liittyvä lainsäädäntö

Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2013)

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)

Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)

Arkistolaki (831/1999)

Kuntalaki (410/2015)

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Tietosuojalaki (1050/2018)

Rekisterin tietojärjestelmä ja tietosisältö

Kokonaisjärjestelmän ydin on asiankäsittelyjärjestelmä Asha. Järjestelmän dokumenttiarkisto on Alfresco. Sähköinen allekirjoitus tapahtuu proSA järjestelmällä. Kaikki kolme ovat integroitu keskenään.

Rekisterintietosisältö

Säännönmukaiset tietolähteet

Pääsääntöisesti tietolähteet ovat asianosaisen itsensä antamat ja luovuttamat tiedot. Jäsenkunnat luovuttavat kunnallisvaaleihin perustuen luottamushenkilöiden henkilötietoja. Salon seudun ammattiopiston oppilashallintojärjestelmästä luovutetaan opiskelijan opintoihin liittyviä arviointeja ja todistuksia pysyvään arkistoon lisäksi osa opiskelijoita koskevista päätöksistä siirretään asianhallintajärjestelmään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei siirretä tai luovuteta muille kuin järjestelmätoimittajien palvelimille ja Kuntalain mukaisesti julkiseen tietoverkkoon päätösten lainvoimaisuuden varmistamiseksi. Arkaluontoisia tai tarpeettomasti henkilötietoja ei julkaista julkisessa tietoverkossa.
Lisäksi tietoja voidaan siirtää paperilla tai sähköisesti asianomaisen luvalla viranomaiselle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Järjestelmän käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Lisäksi järjestelmässä on rajattuja luku oikeuksia.
Manuaalinen aineisto säilytetään valvotusti henkilökunnan toimipisteissä, jotka ovat lukittuina ja jonne vain työntekijöillä on kulkuoikeus. Lisäksi arkaluoteinen materiaali säilytetään lukitussa kaapissa.

Manuaaliset todistuskopiot säilytetään palosuojatussa arkistossa ja sähköisesti säilytettävät todistukset asianhallintajärjestelmässä jonka käyttö on suojattu ja rajattu käyttäjätunnuksin.

Rekisterin nimi

Sidonnaisuusrekisteriä koskeva tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Salon seudun koulutuskuntayhtymä (0139545-4)

Taitajankatu 6
24240 Salo

Vaihde 02-77041

sskky@sskky.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Tarkastuslautakunta

Saija Välikangas, hallintosihteeri / tietosuojavastaava | 044 7704 588

sähköpostit rekisteriä vastaaville muodossa etunimi.sukunimi@sskky.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin tarkoituksena on kuntayhtymän päätöksenteon avoimuuden ja läpinäkyvyyden edistäminen. Rekisterin oikeusperuste perustuu Kuntalakiin (410/2015). Sidonnaisuusilmoitus tehdään kuntalain 84 §:n mukaan tarkastuslautakunnalle. Tarkastuslautakunta valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset tiedoksi valtuustolle.

Oikeus käsitellä henkilötietoja perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c).

Rekisterinpitoon liittyvä lainsäädäntö

Kuntalaki (410/2015)

Rekisterin henkilötietoryhmät

Rekisteriin tallentuvat seuraavat tiedot: Sukunimi, etunimi, luottamustehtävä, luottamustehtävä muussa kunnassa tai kuntayhtymässä, johtotehtävät ja luottamustoimet liiketoiminnassa, merkittävä varallisuus tai muu sidonnaisuus, jolla merkitystä tehtävän hoidossa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteenä on henkilö itse ja hänen itsensä antamat tiedot.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tiedot luovutetaan tarkastuslautakunnalle joka antaa ilmoitukset tiedoksi valtuustolle. Julkinen sidonnaisuusrekisteri asetetaan kuntaliiton ohjeistuksen mukaisesti julkiseen tietoverkkoon.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot kerätään sähköpostilla ja koostetaan hallintosihteerin toimesta sskky:n internetsivuille julkaistavaksi.
Manuaalinen aineisto säilytetään valvotusti henkilökunnan toimipisteissä, jotka ovat lukittuina ja jonne vain työntekijöillä on kulkuoikeus. Lisäksi arkaluoteinen materiaali säilytetään lukitussa kaapissa.

Rekisterin nimi

Logistiikka-alan ajoneuvojen digipiirturi/ajopiirtureiden henkilötietojen tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Salon seudun koulutuskuntayhtymä (0139545-4)

Taitajankatu 6
24240 Salo

Vaihde 02-77041

sskky@sskky.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Miska Kanervo, koulutusalajohtaja | 044 7704 273

Saija Välikangas, tietosuojavastaava | 044 7704 588

sähköpostit rekisteriä vastaaville muodossa etunimi.sukunimi@sskky.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tarkoitus on tukea ja toteuttaa logistiikka-alan ammatti- ja perustutkintojen opetusta, joka on SSKKY:n vastuulla perustuen lakiin ammatillisesta koulutuksesta (531/2015). Digi- ja ajopiirtureiden henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin oikeusperuste on niiden käytön vaativa lakisääteinen velvoite.

Oikeus käsitellä henkilötietoja perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c).

Salon seudun koulutuskuntayhtymällä on käytössään sekä analogisia, että digitaalisia ajopiirtureita. Analogiset ajopiirturikiekot ovat henkilökohtaisia ja kuljettaja on itse vastuussa piirturin käytöstä ja levyyn tehtävistä merkinnöistä. Digitaalisen ajopiirturin tallenteet ovat Salon seudun koulutuskuntayhtymän(työnantajan), niitä käsitellään yrityskortilla, joka lukitsee ajoneuvojen piirturilaiteiden tiedot ainoastaan kuntayhtymän käyttöön

Rekisterinpitoon liittyvä lainsäädäntö

Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)

Valtionneuvoston asetukseen ajopiirturikorttien myöntämisestä ja poikkeuksista ajopiirturin käytössä (507/2018)

Laki tieliikennelain muuttamisesta (401/2005) § 92 e

EY asetus N:o 561/2006

EU asetus N:o 165/2014

Laki liikenteen palveluista (320/2017)

Rekisterin henkilötietoryhmät

Piirturit keräävät seuraavat tiedot: nimi, syntymäaika, ajoneuvon rekisterinumero, maa missä levy asetetaan piirturiin ja maa missä piirturi poistetaan piirturista, päivämäärä, mittarin lukema, nopeus, kulutus ja sijainti.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteenä on henkilö itse ja hänen itsensä antamat tiedot.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muissa tilanteissa kuin missä laki sitä vaatii. Laki tieliikennelain muuttamisesta (401/2005), § 92 j kohdan mukaisesti valvontaviranomaisella on tiedonsaantioikeus. Tiedot digi-ja ajopiirtureista luovutetaan ainoastaan viranomaisen niitä pyytäessä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yrityskortilla voidaan ladata tietoja piirturista lain liikenteen palveluista (320/2017) edellytyksillä, lataus tapahtuu Idha -pilvipalveluun, joka tallettaa tiedot Piirla oy:n ylläpitämään pilvipalveluun. Tietojen käsittely vaatii käyttäjäntunnistuksen ja käyttöoikeudet. Kyseiset tunnukset ja oikeudet ovat alan opettajilla ja ohjaajilla, sekä koulutusalajohtajalla.

Rekisterinpitäjä

Salon seudun koulutuskuntayhtymä (0139545-4)

Taitajankatu 6
24240 Salo

Vaihde 02-77041

sskky@sskky.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Elina Korkeaoja, työelämäpalveluiden johtaja | 044 7704 800
Tea Pätsi, markkinointisuunnittelija | 044 7704 394

Saija Välikangas, tietosuojavastaava | 044 7704 588

sähköpostit rekisteriä vastaaville muodossa etunimi.sukunimi@sskky.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Aineistopankin käyttötarkoitus on toimia Salon seudun koulutuskuntayhtymän, Salon seudun ammattiopiston sekä Edusalon markkinointiin, viestintään, mainontaan tai muihin edellä mainittujen tahojen virallisten kuvien ja dokumenttien jakamisen säilytyspaikkana. Aineistoa käytetään informaation jakamiseen sekä mainontaan niin painetuissa julkaisuissa kuin sähköisissä viestivälineissä (sähköisillä viestivälineillä tarkoitettaan sosiaalista mediaa kuten facebook, instagram, YouTube jne. Sähköisä viestivälineitä ovat lisäksi intranet).

Aineistopankkiin vietävien ja sosiaaliseen mediassa julkaistavien kuvien käsittely perustuu henkilön suostumukseen. Suostumus dokumentoidaan joko erilliselle lomakkeelle tai opiskelijahallintojärjestelmään.

Virallisten ohjeiden, pöytäkirjojen ja viranhaltijapäätösten käyttötarkoituksen julkaisu intranet- tai internet-sivulla perustuu kunnan jäsenten oikeuteen yleiseen tietojen saatavuuteen yleisessä tietoverkossa Kuntalain 2015/410 109§ ja 140§ mukaisesti. Pöytäkirjojen läsnäolotiedot arkistoidaan pysyvästi, mutta nähtävillä ne ovat valtuustokauden ajan. Muita pöytäkirjojen tai viranhaltijapäätösten lain mukaisesti julkaistavien julkisia henkilötietoja julkaistaan oikaisu- ja valitusajan, jonka jälkeen ne joko poistetaan tai peitetään.

Tietoja ei käytetä automatisoituihin päätöksiin tai profilointiin.

Salon seudun ammattiopiston ja Edusalon sosiaalisen median kanavien sekä sosiaalisen median seuraamiseen liittyvien työkalujen käyttö perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Henkilö kirjautuu itse omilla tunnuksillaan ko. sosiaalisen median kanaviin. Rekisteröinnin yhteydessä henkilö suostuu ko. palveluntarjoajan säännöksiin ja palveluihin.

Salon seudun koulutuskuntayhtymän ja Salon seudun ammattiopiston sosiaalisessa mediassa asioivat henkilöt, esim. seuraajat, tykkääjät, jakajat ja kommentoijat.

Rekisterin tietojärjestelmä ja tietosisältö

Aineistopankin sovellus on Grano EMMi Mediapankki.

Aineistopankin rekisteri pitää sisällään markkinointi, viestintä tai mainontaan liittyvää kuvamateriaalia. Aineisto pankissa on myös virallisesti julkaistavat viranhaltijapäätökset, pöytäkirjat, niiden liitteet sekä kuntayhtymän säännöt ja ohjeet. Kuvassa esiintyvistä henkilöistä voidaan julkaista pelkkä kuva ja/tai kuva sekä henkilön nimi. Henkilö voi olla tunnistettavissa kuvista. Kuvattavalta henkilöltä pyydetään suostumus kuvaamiseen ja kuvan julkaisemiseen joko painetussa tai sähköisissä viestivälineissä. Markkinoinnissa ja julkaisutoiminnassa suostumuksen antaja esitetään myönteisessä valossa.

Henkilötiedot joita kerätään:
Nimi (etu- ja sukunimi)
Yritys, jota hän edustaa
Palvelussuhde johon hänet on valittu
Luottamustoimi

Säännönmukaiset tietolähteet

Aineistopankin tietolähteinä käytetään rekisteröidyltä itseltään suostumuksen yhteydessä kerättyjä tietoja. Luottamushenkilövalintojen tietolähteinä ovat jäsenkunnat.

Sosiaalisen median käytön osalta henkilö itse antaa tiedot kyseiselle palvelutuottajalle.

Tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta.

Tietojen siirto EU-ETA alueiden ulkopuolelle

Toimittaja ja sen alihankkijat eivät käsittele henkilötietoja EU-ETA-alueen ulkopuolella, maissa joiden tietosuojatasoa EU ei ole hyväksynyt.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Aineistopankin ”Medialle” osio on julkinen ja kaikkien saatavilla. Muu aineisto on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

Kuvat, joiden metatietoina on tallennettu; kuvausaika, paikka, kuvassa esiintyvät henkilöt sekä mahdollinen tapahtuma ovat pysyvästi säilytettäviä kansallisarkiston määräyksen (KA158/43/01) mukaisesti.

Muutoin tiedot hävitetään kuntayhtymän tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Rekisterinpitäjä

Salon seudun koulutuskuntayhtymä (0139545-4)

Taitajankatu 6
24240 Salo

Vaihde 02-77041

sskky@sskky.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Olli-Pekka Juhantila, kuntayhtymän johtaja | 044 7704 200
Tea Pätsi, markkinointisuunnittelija | 044 7704 394

Saija Välikangas, tietosuojavastaava | 044 7704 588

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus.

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään jotta Salon seudun ammattiopiston opiskelijoiden asiakas- ja tilaustöitä sekä tila- ja kokouspalveluita voidaan tarjota ja laskuttaa ulkopuolisille henkilöille. Rekisteriä käytetään lisäksi myös asiakassuhteen hoitamiseen.

Rekisterin tietosisältö

Henkilöltä pyydetään seuraavat tiedot:

– Etu- ja sukunimi
– Puhelinnumero
– Sähköposti
– Ajoneuvon rekisteritunnus (auto-ala)
– Henkilötunnus

Henkilötunnus pyydetään vain siinä tapauksessa, mikäli asiakkaalle laaditaan työstä tai palvelusta lasku.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteinä käytetään rekisteröidyltä itseltään kerättyjä tietoja.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tapahtuman osanottajatiedot luovutetaan kuntayhtymän henkilökunnalle asiakastyön/ tarjoilun/tapahtuman suunnittelua ja yhteydenpitoa varten.

Tilanteissa, jossa asiakkaan laskua ei ole muistutuksista huolimatta maksettu, lasku siirretään Revire Perintä Oy:n hoidettavaksi. Näissä tilanteissa kuntayhtymä luovuttaa asiakkaan nimen, henkilötunnuksen tai y-tunnuksen sekä mahdollisen asiakasnumeron, avoimen saatavan summan, saatavan laskupäivän ja laskun eräpäivän sekä mahdollisesti saatavalajin ja saatavan perusteen ja asiakkaan osoitteen perintätoimistolle. Luovutus perustuu Salon seudun koulutuskuntayhtymän ja Revire Perintä Oy:n väliseen sopimukseen. Perintärekisterin suorittama käsittelyn lainmukaisuus perustuu kauppakaaren (3/1734) 18 luvun säännöksiin sekä varallisuusoikeudellisista oikeustoimista annetun lain (228/1929) 2 luvun valtuutusta käsitteleviin säännöksiin.

Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojen käsittelyssä käytetään taloushallinnon sovelluksia, joiden käsittelijöinä toimivat ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja tietojenkäsittelysopimuksien nojalla. Sovellukset ovat suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti määräajan taloushallinnon sovelluksissa ja joissakin tapauksessa paperiarkistossa.

Rekisterinpitäjä

Salon seudun koulutuskuntayhtymä (0139545-4)

Taitajankatu 6
24240 Salo

Vaihde 02-77041

sskky@sskky.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Olli-Pekka Juhantila, kuntayhtymän johtaja | 044 7704 200
Markus Hänninen, ATK-päällikkö | 044 7704 299

Saija Välikangas, tietosuojavastaava | 044 7704 588

sähköpostit rekisteriä vastaaville muodossa etunimi.sukunimi@sskky.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterin tarkoituksena on varmistaa Salon seudun koulutuskuntayhtymän omistamien ja hallinnassa olevien ajoneuvojen verottajan sääntöjen mukainen käyttö.

Rekisterin oikeusperuste perustuu työaikalakiin 873/2019 ja arvonlisäverolakiin 1501/1993. Lisäksi Järjestelmän oikeusperuste on rekisteripitäjän oikeutettu etu, jossa tarkoituksena on ajoneuvovarausten hallinnointi ja ajopäiväkirjan ylläpito.

Rekisterinpitoon liittyvä lainsäädäntö

Työaikalaki 873/2019

Arvonlisäverolaki 1501/1993

Rekisterin tietojärjestelmä ja tietosisältö

Rekisteriä ylläpidetään, saas-palveluna O365 SharePoint järjestelmään, jonne on määritelty pääkäyttäjät.

Rekisterintietosisältö

Rekisterin tietosisältönä ovat verottajan vaatimusten mukainen ajopäiväkirjan sisältö. Tämä sisältää matkan aloitus- ja lopetusajankohdan, matkan aloitus- ja lopetusosoitteen, matkan pituuden, reitin, matkan tarkoituksen ja kuljettajan yksilöinnin (etu- ja sukunimi ja sähköpostiosoite).

Säännönmukaiset tietolähteet

Ajohallintasovellukseen käyttäjän yleiset tiedot tulevat ad-integraation kautta suoraan. Tietoja ei siirretä kolmannelle osapuolelle

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Järjestelmän käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin, salasanoin ja puhelimen suojakoodilla, joka voi olla kuvio, Pin koodi tai joku muu vastaava puhelinmallista riippuen.
Manuaalisia ajopäiväkirjoja on autoissa, jotka eivät kuulu koko henkilökunnan varausten piiriin. Näitä ovat aloilla käytettävät rekat ja muut alojen käytössä olevat ajoneuvot. Manuaaliset ajopäiväkirjat arkistoidaan päätearkistoon.

Rekisterinpitäjä

Salon seudun koulutuskuntayhtymä (0139545-4)

Taitajankatu 6
24240 Salo

Vaihde 02-77041

sskky@sskky.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Kirsi Pitkänen, henkilöstöpäällikkö | 044 7704 668
Riikka Riihimäki, apulaisrehtori | 044 7704 290

Saija Välikangas, tietosuojavastaava | 044 7704 588

sähköpostit rekisteriä vastaaville muodossa etunimi.sukunimi(at)sskky.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste on Euroopan unionin lainsäädännön rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun direktiivin (EU) 2019/1937 ja kansallisen ilmoittajansuojelulain (1171/2022) vaatimukset.

Vaatimuksien täyttämiseksi Salon seudun koulutuskuntayhtymä (rekisterinpitäjä) on hankkinut Keskuskauppakamarilta (henkilötietojen käsittelijä) sovelluksen, jonka avulla henkilökunta, opiskelijat tai muut henkilöt voivat tehdä havaintoja joko anonyymisti tai halutessaan nimi- ja yhteystietonsa ilmoittaen. Ilmoituskanavan käyttöönotolla pyritään täyttämään Direktiivin II-luvun 8 artiklan mukaisesti; kaikkien julkisten yksiköiden on luotava tehokkaita ilmoituskanavia, joilla varmistetaan luottamuksellisuus.

Euroopan unionin lainsäädännön rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun direktiivin (EU) 2019/1937 ja kansallisen ilmoittajansuojelulain (1171/2022) soveltamisalalla henkilötietojen käsittelyperuste on tietosuoja-asetuksen artikla 6:1:c, eli, että käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Niiltä osin, kuin ilmoituksia jättää muu, kuin mainitun lainsäädännön mukaiseen suojeluun oikeutettu ilmoittaja tai ilmoitukset koskevat muuta alaa kuin lainsäädännössä mainittuja, käsittelyn oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 6:1:e, käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Kuntayhtymällä on tarve yleisesti valvoa toimintansa lainmukaisuutta, koska hallintolain (434/2003) 6 §:n mukaan viranomaisen on kohdeltava hallinnossa asioivia tasapuolisesti sekä käytettävä toimivaltaansa yksinomaan lain mukaan hyväksyttäviin tarkoituksiin.

Direktiivi velvoittaa yrityksien ja kuntien, kaupunkien sekä kuntayhtymien tarjoamaan esimerkiksi työntekijöilleen luotettavan ilmoituskanavan, joka mahdollistaa ilmoitukset väärinkäytöksistä ja epäeettisestä toiminnasta. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta direktiivin asettamat velvoitteet voidaan täyttää.

Rekisterin tietosisältö

Ilmoittava henkilö voi tehdä ilmoituksen anonyymisti ja niin, että ilmoitus ei sisällä häntä itseään koskevia henkilötietoja. Mikäli ilmoituksen tekijä poikkeuksellisesti jättää esimerkiksi omat yhteystietonsa ilmoituslomakkeeseen, henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittely lakiin.

Ilmoitus voi sisältää kolmatta henkilöä koskevia henkilötietoja, jos ilmoittaja liittää esimerkiksi kuvatiedoston kolmannesta henkilöstä.

Edellä mainittujen lisäksi rekisterinpitäjän ilmoitusten käsittelijöistä kerätään henkilötiedot pääsynhallintaa varten (käyttäjätunnukset) etunimet, sukunimet, sähköposti, julkinen nimi ja käyttäjätunnus. Vain rajoitetulla määrällä henkilöitä on pääsy henkilötietoihin, he ovat asianmukaisen salassapitovelvollisuuden piirissä.

Keskuskauppakamarin sovelluksessa tiedot säilytetään yhden vuoden ajan. Ilmoitukset ja niiden sisältämät tiedot, jotka kuuluvat ilmoittajansuojelulain (1171/2022) piiriin poistetaan viimeistään viiden vuoden kuluessa niiden vastaanottamisesta, jollei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä tässä tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

SSKKY henkilöstön, ilmoituskanavaa käyttävän henkilöstön henkilötiedot säilyvät palvelussa kuitenkin niin kauan, kun he toimivat ilmoitusten käsittelijöinä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Ilmoituskanavan tiedot tulevat ilmoittajalta itseltään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Järjestelmän käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Asiakirjojen säilytykseen käytettävä järjestelmä on myös suojattu käyttäjätunnuksin, salasanoin.